Ο μαθητής που έγραψε τον βίο του οσίου Μαξίμου Καυσοκαλύβη ανέβηκε αργότερα στον επισκοπικό θρόνο του Περιθεωρίου της Ξάνθης. Η αγιοκατάταξή του από το Οικουμενικό Πατριαρχείο ήρθε μόλις το δύο χιλιάδες, ύστερα από αιώνες σιωπηρής τιμής μέσα στο Άγιον Όρος. Ο Άγιος Θεοφάνης διακρίθηκε ως ένας από τους σημαντικότερους πνευματικούς συνεχιστές της ησυχαστικής παράδοσης του δέκατου τέταρτου αιώνα στον αγιορειτικό χώρο. Πέρασε τα πρώτα του χρόνια στη μονή Βατοπαιδίου, όπου κατέβαλε όλες τις δυνάμεις του στην υπακοή, στη μελέτη και στην προσευχή.

Η συνάντησή του με τον όσιο Μάξιμο τον Καυσοκαλύβη υπήρξε καθοριστική για ολόκληρη την κατοπινή πνευματική και ποιμαντική του πορεία. Έγινε στενός μαθητής του μεγάλου αυτού ησυχαστή και συμμετείχε ενεργά στη ζωή των ερημιτών της περιοχής των Καυσοκαλυβίων. Γνώρισε από κοντά τους συνασκητές, τα τοπωνύμια και τους ενάρετους Γέροντες που ασκούνταν εκείνη την εποχή στις απόκρημνες πλαγιές του Άθω. Αυτή η προσωπική γνωριμία αποτέλεσε αργότερα τη βάση για το βιογραφικό του έργο και τη διάσωση πολύτιμων στοιχείων της ησυχαστικής ζωής.

Η εμπιστοσύνη που έδειξε στον δάσκαλό του τον οδήγησε να δεχθεί μια σπουδαία αποστολή πνευματικής μαρτυρίας προς τις επόμενες γενιές μοναχών. Με αυτή την προετοιμασία στο Βατοπαίδι και στα Καυσοκαλύβια διαμορφώθηκε σταδιακά ο πνευματικός χαρακτήρας του μέλλοντος ηγουμένου και επισκόπου της Εκκλησίας. Σύμφωνα με προφητεία του ίδιου του οσίου Μαξίμου, ο Άγιος Θεοφάνης ανέλαβε αργότερα την ηγουμενία της ιεράς μονής Βατοπαιδίου. Η εκλογή του δεν προήλθε από φιλοδοξία αλλά από τη φανερή πνευματική ωριμότητα που είχε αποκτήσει κοντά στους ησυχαστές του Άθω.

Διοίκησε την αδελφότητα με σύνεση και φιλοστοργία, διατηρώντας παράλληλα την ψυχική επαφή με τους ερημίτες των Καυσοκαλυβίων. Μετά από κάποιο διάστημα η Εκκλησία τον κάλεσε σε ακόμη υψηλότερη διακονία, ως επίσκοπο Περιθεωρίου της Ξάνθης. Αναφέρεται με αυτή την ιδιότητα γύρω στα χίλια τριακόσια πενήντα, σε μια εποχή έντονων εκκλησιαστικών και ιστορικών αναταραχών. Το Περιθεώριο ήταν πόλη κοντά στη σημερινή Ξάνθη, κτισμένη πάνω στα ερείπια της παλαιάς Αναστασιούπολης στις αρχές του δέκατου τέταρτου αιώνα.

Κοντά της υψωνόταν το όρος Παπίκιο, διάσημο για τις μονές και τους ασκητές του, όπου είχε ζήσει και ο όσιος Μάξιμος. Σε εκείνες τις πλαγιές ο όσιος είχε βρει αρκετούς ενάρετους μοναχούς, όπως διασώζει στη βιογραφία ο μαθητής του. Ο Άγιος Θεοφάνης κράτησε ζωντανή τη σχέση με τους μοναχούς αυτής της περιοχής και στήριξε το ποίμνιο της επισκοπής του. Η ποιμαντική του δράση συνέδεσε τον αγιορειτικό ησυχασμό με τη ζωή της επαρχίας του και την καθημερινή ευσέβεια του λαού.

Όταν κοιμήθηκε ο όσιος Μάξιμος, ο Άγιος Θεοφάνης κράτησε την υπόσχεση που του είχε δώσει και άρχισε να γράφει τον βίο του. Το έργο του κυκλοφόρησε πιθανότατα μετά το χίλια τριακόσια εξήντα πέντε, χρονιά που ορίζεται ως έτος της κοιμήσεως του οσίου Μαξίμου. Η βιογραφία διασώζει τοπωνύμια, πρόσωπα και πραγματικά γεγονότα που μόνο ένας στενός μαθητής μπορούσε να γνωρίζει με τόση ακρίβεια και αμεσότητα. Αποτέλεσε την κύρια πηγή για όλους τους μετέπειτα βιογράφους και υμνογράφους του οσίου, καθορίζοντας ολόκληρη τη μετέπειτα παράδοση.

Ο Άγιος Θεοφάνης εκοιμήθη στα τέλη του δέκατου τέταρτου αιώνα και η τιμή του παρέμεινε ζωντανή στα μοναστήρια του Αγίου Όρους. Μετά από μακρές ενέργειες του σεβασμιωτάτου μητροπολίτη Ξάνθης και Περιθεωρίου Παντελεήμονα και της Μεγίστης Μονής Βατοπαιδίου, ξεκίνησε η διαδικασία της επίσημης αγιοκατάταξης. Το Οικουμενικό Πατριαρχείο προχώρησε στην επίσημη αγιοκατάταξη το δύο χιλιάδες με ειδική Πατριαρχική Πράξη της Αγίας του Χριστού Μεγάλης Εκκλησίας. Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος ανακοίνωσε αμέσως μετά την ένταξή του στο Αγιολόγιο της Ορθοδοξίας.

Πρόσφατα φιλοτεχνήθηκαν ιερές εικόνες του αγίου και συντάχθηκε η πλήρης ιερά ακολουθία του προς δόξαν του Θεού και αγιασμό των πιστών. Με τις ποιμαντικές πρεσβείες του αγίου Θεοφάνη, Κύριε, στερέωσε την Εκκλησία και τους ποιμένες αυτής.